Exceldatabas -> Psion Data

Skapa en Psion Datafil av en Exceldatabas

Microsoft Excel är ett alldeles förträffligt program för att göra enklare databaser och listningar. Jag har till exempel en lista över bolagets sortiment och en massa avstånd mellan orter i Sverige lagrade i Exceldatabaser. Problemet är att pc:n är så förtvivlat otymplig och tung att släpa med sig. Och det är här min engelska sekreterare kommer in i bilden! Det är väldigt enkelt att föra över Exceldatabasen till en Psion Datafil.

Följ den enkla steg-för-steg instruktionen nedan!

Exceldatabas -> Psion Data

Vi antar att du har en databas (bokisar.xls) över ett antal webbadresser:

Databasen har tre fält:

• Namn

• URL

• Typ

Fält? Varje rad eller uppgift är en post. Varje post består av ett eller flera fält (rubrikerna). I exemplet består varje post av tre fält.

Gör så här

1. Välj att spara databasen som "Text (tabbagränsad) (*.txt)" i Excel (i mitt exempel bokisar.txt).
   Du får antagligen en fråga från Excel om vad du vill göra med funktioner som inte fungerar i en textfil. Eftersom jag i exemplet utgår från att databasen redan är sparad som en Excelfil kan du svara ja, det vill säga att du vill behålla formatet och utelämna "inkompatibla funktioner".

2. Stäng Excel. Svar nej på frågan om du vill spara ändringar (du har ju redan sparat det du behöver i punkt ett ovan!).

3. Kopiera över textfilen till Psion.
   Välj att bara kopiera filen (ingen konvertering i dialogrutan Select type of conversion).

4. Skapa en tom datafil i Psion som har samma rubriker/fält som Exceldatabasen (i mitt exempel Namn, URL, Typ).
   
   Klicka på bilden för en förstoring!

5. Välj File, More, Import text file i Psion Data.
   I dialogrutan som följer ska du ange namnet på den fil som du vill importera (i mitt exempel bokisar.txt).
   Innan du börjar importera måste du göra en del inställningar för att importen ska fungera. Klicka därför på knappen Options och ange
      Text qualifier: None
      Label separator: Tab
      Entry separator: End of line
   Klicka på OK för att stänga dialogrutan Import options och sedan på OK för att starta importen.

6. Du har nu förhoppningsvis fått in allt data. 
   Eftersom du hade rubriker i Excel (Namn, URL och Typ) kommer första "datakortet" att se ut så här:
   
   Klicka på bilden för en förstoring!
   På så sätt får du som bonus en kontroll över att fälten i Excel och Psion Data stämmer överens. Ta bort det första "registerkortet" (File, Edit, Delete entry).

7. Ta bort textfilen som du flyttade över till din Psion (i exemplet bokisar.txt).

Exempelfiler

Om du vill kan du ladda ner de filer jag använt i exemplet.

Klicka på länken med höger musknapp för att ladda hem filen. Läs mer om att ladda hem filer från sekreterare